VCS MAAKT AXA FUTURE-PROOF

#nieuws

In onze moderne wereld zijn interactiviteit en innovatie niet meer weg te denken. Ook AXA, de grootste bank en verzekeraar ter wereld, beseft dat. Niet toevallig werd VCS ook deze keer aangesteld als partner voor het meedenken en uitrollen van innovatieve werkmethodes en slimme vergaderconcepten. In de zomer van 2017 verhuisde de groep naar zijn nieuw hoofdkantoor in grootstad Brussel met een kantooroppervlakte van 40000m². Met bijna 20 jaar ervaring weten wij als geen ander functionaliteit te koppelen aan technologie. Gewapend met begeleiding en advies van A tot Z.

EEN STATE-OF-THE-ART PROJECT

“Onze opdracht bestond erin de publieke en interne communicatie optimaal te laten verlopen.”
“AXA wenste een flexibele en dynamische werkomgeving waar uniformiteit en structuur de leidraad vormen. Een zeer belangrijk gegeven voor ons wat betreft het AV gebeuren was dat Microsoft Skype for Business een cruciale standaard aan het worden was. Onze opdracht bestond erin de publieke en interne communicatie binnen AXA optimaal te laten verlopen. Dergelijk groot en complex project vroeg om de juiste applicaties, aangepast aan elke ruimte binnen het gebouw, gespreid over 6 verdiepingen. Resultaat? Een betere infrastructuur voor alle stakeholders van AXA”, zegt Monica Righelli.

Hoe hebben jullie zich voorbereid op dergelijk complex project?
“Intern hebben we in de maanden voor de verhuis heel veel tijd geïnvesteerd in het uitzoeken en proberen van nieuwe vergaderconcepten voor hun verschillende types vergaderomgevingen. Van de kleine “bubble” waar een 4-tal personen kan in vergaderen tot vergaderzalen van 6, 8, 12, 16 tot 26 personen. Elke ruimte vereiste een andere aanpak,” aldus Michael Bulinckx.

Hoe hebben jullie deze nieuwe vergaderconcepten geïmplementeerd?
“Hiervoor hebben we heel wat testconcepten opgebouwd met nieuw aangekocht en bestaand apparatuur om zo hun gebruikers te kunnen laten proeven van de nieuwe werkmethodes en technologie. Naar het einde van het project toe werden soms hele zones ingericht als testcase waar gebruikers kennis konden maken met hun toekomstige manier van vergaderen,” legt Michael uit.

Het uiteindelijke project bestaat uit 6 categorieën:

Beeld AXA

DIGITAL SIGNAGE

Interne communicatie is voor AXA belangrijk, hoe hebben jullie dat aangepakt?
Monica: “In het gebouw zijn zo’n 65 flat screens geplaatst die zorgen voor hun digitale communicatie. Enerzijds publieke communicatie op schermen die zich bevinden in de klantenzones. Anderzijds interne communicatie bedoeld voor de medewerkers.”

Michael: “De schermen staan zowel in portrait als landscape opgesteld en hebben groottes gaande van 42” (105 cm) diagonaal tot 80” (200cm) diagonaal. De digital signage players zijn van het type OPS. Dit geeft een mooi resultaat waarbij enkel een voedingssnoer en een netwerkkabel te voorzien zijn.” De grafische content en playlist worden volledig beheerd door de AXA marketing en communicatiedienst. Zij zijn extra voorzien van volgende content tools:

  • Weer widget
  • Verkeer widget (nmbs & stib)
  • Wayfinding
  • Gefilterd overzicht van vergaderingen
Beeld AXA

ROOM RESERVATION

AXA is een grote organisatie waar veel meetings plaatsvinden. Hoe zorgden jullie voor optimale meeting rooms?
Michael: “AXA had voorheen in hun proefproject een reservatiesysteem op basis van Android tablets aan de vergaderzalen en elke gebruiker had een MS Outlook plug-in op zijn PC. Nu is geopteerd voor een gepersonaliseerde meeting room reservation systeem voorzien op basis van AMX RMS voor optimaal vergaderzaalgebruik. Zowel bestaande als het nieuwe systeem moest tijdens de maanden van transitie simultaan operationeel blijven.”

Op 6 maanden tijd werden hun nieuw gebouw alsook hun bestaande gebouwen uitgerust met onderstaand systeem:

  • Koppeling van het AMX systeem via EWS (Exchange Web Services) met hun MS Exchange.
  • Room locations worden volledig door hun beheerd in MS Exchange.
  • De gebruikers doen hun vergaderverzoeken 100% via standaard tools, zoals MS Outlook (dus zonder plug-in).
  • Alle vergaderzalen, behalve de ”bubbles”, zijn uitgerust met een reservatiepaneel van AMX aan de gangkant van de vergaderzaal die de huidige en volgende meeting weergeeft. En waarop ze ook de huidige vergadering kunnen verlengen of beëindigen. Of als de vergaderzaal vrij is, kunnen ze rechtstreeks een ad-hoc meeting boeken.
  • Aan de gebruikersinterface van het reservatiepaneel werd het volgende aangepast:
    • Een vergelijkbare layout aan die van het “oude” systeem zodat beide systemen simultaan konden bestaan en de “change” voor hun gebruikers vloeiend kon verlopen.
    • Een “I am here”-knop die de organisator vraagt zijn aanwezigheid te bevestigen. Gebeurt dit niet dan wordt de vergadering na 15 min automatisch beëindigd en vrijgegeven voor andere gebruikers.

BUITENGEWONE ZALEN

ROOM ONe
AXA is een state-of-the-art gebouw. Welke state-of-the-art snufjes hebben jullie toegepast?

Monica: “In het vroegere gebouw werd het auditorium weinig gebruikt omdat er steeds technische assistentie vereist was. Daarom creëerden we een hoogtechnologische ruimte met grote flexibiliteit qua mogelijkheden en gebruik en waarbij gebruikers slechts in enkele gevallen technische assistentie nodig hebben.”

“Na enkel maanden ingebruikname zien we dat die deze ruimte bijna fulltime gereserveerd is en waar de gebruikers in bijna alle gevallen zelf de multimedia en verlichting bedienen.”

Een overzicht:

  • Door de vorm van de ruimte en de zitposities wordt er geprojecteerd op de 4 wanden.
  • Elk projectieoppervlak wordt gevoed door 2 laser (LED) projectoren in edge blend opstelling.
  • Elk projectieoppervlak kan tot 4 bronnen (windows) weergeven.
  • Elke window kan vrij gekozen worden qua grootte en positie op het projectieoppervlak. Voor de “gewone” gebruiker werden een 3-tal presets voorzien die alles omvat: aantal bronnen en bijgevolg ook het aantal windows, de grootte van elke window en de positie van elke window.
  • Elke window kan alle bronnen weergeven zoals 2 Barco Clickshare’s, HDMI inprikpunt, Polycom codec.
Beeld AXA

Is het mogelijk om de vergadersessies op te nemen of te streamen?

Inderdaad, elke sessie kan opgenomen worden in full HD tot zelfs 4K kwaliteit. Zowel de geprojecteerde bronnen zoals clickshare of Skype, de microfoons, de far site (video conference) en de camera’s worden opgenomen. Zo beleef je de sessie helemaal opnieuw, het lijkt bijna real-life. De opnames worden gearchiveerd op hun file platform in de cloud en zijn afspeelbaar door standaard mediaplayers,” aldus Michael.

“Naast het opnemen van een sessie kan deze ook gestreamd worden. Simplistisch uitgedrukt is dit audio en video doorsturen via netwerk en weergeven op allerhande devices zoals windows pc’s, mac’s, smartphones, etc. Zo kunnen mensen vanop afstand live de sessie volgen. Afhankelijk van de situatie gebruiken ze ofwel Skype for Business ofwel H264 streaming.”

En streamen kan op elk device?

“Indien ze voor H264 streaming opteren, dan hebben ze ook een CDN server ter beschikking. CDN staat voor Content Delivery Network en kan je vergelijken met YouTube. Het grote voordeel is dat ze naar eender wie die verbonden is op hun netwerk live content kunnen aanbieden in het juiste formaat. Een windows PC met Windows Media Player of met VLC, en iOS smartphone, een Android smartphone, etc. De gebruiker hoeft eigenlijk niets te doen. Hij klikt op de link in zijn uitnodigingsemail en de CDN server zal automatisch de content aanleveren in het juiste formaat. Naar een smartphone die via 4G verbonden is zal een lagere resolutie gestuurd worden dan naar een gebruiker met windows PC die verbonden is op het bedraad netwerk op de site zelf.”

Hoe gaan jullie om met meertaligheid?

Monica: “Er is simultaanvertaling voorzien. De gesproken taal wordt naar een mobiele vertaalcabine gestuurd waar er standaard tot 3 talen kan vertaald worden. Deze vertalingen worden via het Dante netwerk teruggestuurd naar de zaal en de aanwezigen kunnen hun gewenste vertaling volgen via infrarood ontvangers met hoofdtelefoon. De vertalingen (met beeld) kunnen als aparte streams uitgestuurd worden zodat mensen die live aan het meevolgen zijn, de stream kunnen volgen in hun gewenste taal, erg handig!”


Beeld AXA

MULTILANGUAGE

Jullie hebben zelfs een Multilanguage zaal?

Monica: “Klopt, deze vergaderzaal heeft een capaciteit van zo’n 30 personen en heeft grotendeels dezelfde features als Room One. Recording (3-talig), streaming (meertalig), simultaanvertaling, etc. Dit om de gebruikers dezelfde “user experience” te geven, weliswaar met zeer verschillende setup van hardware in de backbone.”

De user interface van de touch panel is identiek aan Room ONe, met slechts kleine verschillen die uitgelegd worden via een ingebouwde helpfunctie.

Het weergeven van bronnen (clickshare, HDMI, Skype, ...) gebeurt op 2 grote flat screens van 84” (215 cm) diameter in 4K. Door de opstelling van de zitposities (panel van 8 personen vooraan in de zaal) werden ook rappelschermen voorzien zodat het panel niet achter hun moet kijken om te zien wat er weergegeven wordt. Deze hebben een diameter van 46”.

Beeld AXA

Elk deelnemer heeft een conferentiepost met hoofdtelefoon waarop hij vertalingen kan selecteren. Ook heeft de zaal een aangebouwde vertaalcabine die kan gebruikt worden voor vertaling in andere zalen.

Er zijn twee gemotoriseerde camera’s die automatisch gestuurd worden via het activeren van de microfoons. De beelden van de geselecteerde camera worden gebruikt in geval van Skype for Business sessies of live streaming. Maar worden ook naar de vertaalcabines gestuurd. Op een 3-tal monitoren zien de vertalers het beeld van de camera en de bron op de flatscreen.

Beeld AXA

CREATIVITY

AXA geeft ook veel trainingen en spoort de werknemers ook aan om creatief te denken, is hier rekening mee gehouden?

Michael: “Zeker, de ‘be creative’-zaal kan als vergaderzaal gebruikt worden, maar training en brainstorming blijven hier de hoofdactiviteiten. We hebben doelbewust gekozen om als enige in deze zaal geen Skype for Business te implementeren. En uniek in dit project maar ook in België worden de touch inputs (het toetsen en schrijven op het interactieve scherm) draadloos doorgegeven aan de PC van de gebruiker.”

Drie touch flat screens van 84” (215 cm) diameter in 4K zijn strategisch verspreid in de zaal om na een brainstorming de groep te kunnen opsplitsen in 3 kleinere werkgroepen die elk individueel “hun ding” kunnen doen.

In “grote groep” configuratie geven de 3 flat screens dezelfde bron weer (draadloos PC) en kan iedereen de draadloze acties volgen die de teacher op het masterscherm doet. Microfoons en luidsprekers zorgen voor lokale geluidsversterking, handig voor de teacher haar of zijn stem te sparen tijdens lange sessies.

De zaal is uitgerust met een digitale recorder identiek aan Room ONe en de Multilanguage, om achteraf de opgenomen training en/of brainstormsessies te kunnen herbekijken.

Naast het geluid en de PC content wordt ook het beeld van de zaal met deelnemers opgenomen via een gemotoriseerde camera. De sessies kunnen ze naast opnemen ook live streamen. Wederom soortgelijk aan de andere zalen.

De gebruikers kunnen dit alles bedienen eveneens via een touchpanel met dezelfde herkenbare user interface als in Room ONe en in de Multilanguage.

Beeld AXA

KLEINE EN MEDIUM ZALEN

Van in het begin was er de ambitie om deze 105 vergaderzalen dezelfde user experience te laten geven.

Waarom werd er hier geopteerd voor de Polycom Realpresence productlijn?

Michael: Omdat deze zich gedraagt als een hybride systeem. Enerzijds is het een H323/SIP codec die kan connecteren met andere video conference systemen van ook andere merken, via virtual rooms bvb. Anderzijds, en dit is vrij uniek, gedraagt het zich als een Skype for Business appliance die binnen MS Exchange geconfigureerd is als een “room location”.”

Een vergadering opzetten was nog nooit zo gemakkelijk volgens de gebruikers, leg uit.

Monica: “Bij het opzetten van een vergadering nodigen ze collega’s uit en zoeken ze in hetzelfde uitnodigingsproces naar een beschikbare vergaderzaal. De gewenste vergaderzaal voegen ze toe aan de uitnodiging waardoor de reservatie van de vergaderzaal een feit is. Tot zover niet echt iets vernieuwend, alleen dat bij de start van de meeting de gebruikers in de zaal op de Polycom touch panel hun vergadering te zien krijgen en dat bij het toetsen op “hun vergadering” de Skype sessie opgestart wordt en de genodigden heel makkelijk kunnen connecteren, in de zaal of vanop afstand, op deze meeting.”

Het klinkt allemaal goed, maar is het ook gebruiksvriendelijk?

“Zeker, dat was één van onze vereisten in deze zalen, legt Monica uit. “De kleinere zalen hebben een 46” flat screen met een statische camera. Het geluid wordt weergegeven via de luidsprekers van de flat screen.

De medium zalen hebben een 55” tot 70” flat screen. Er is een gemotoriseerde camera aanwezig die “luistert” waar de persoon die spreekt zich bevindt en dan ook op die persoon inzoomt. Afhankelijk van de grootte van de zaal werd geopteerd voor de Eagle Eye Director of de Eagle Eye Producer.”

Qua bediening is het supermakkelijk. De gebruiker toetst op het Polycom Touchscreen om een Skype sessie te starten en de flat screen gaat automatisch aan. Of hij sluit zijn PC aan op de HDMI kabel en ook bij deze actie gaat de flat screen automatisch aan.

Op de vergadertafel is een HDMI kabel ter beschikking om hun content weer te geven op de flat screen(s). En tevens ook door te sturen naar externe deelnemers (VC of Skype). Heeft een gebruiker niet de mogelijkheid om de HDMI kabel te gebruiken, dan kan hij via een locale Skype sessie zijn content sharen.

DYNAMIC ROOMS

Spelen jullie ook in op de nieuwste vorm van vergaderen?

Monica: “Daar hebben we de zogenaamde Dynamic Rooms van gemaakt. De bedoeling hier is dat er op een interactieve manier kan vergaderd worden, eerder brainstormen. De mensen begeven zich naar de flat screen en kunnen er via het scherm aan te raken (touch) notities nemen, annotaties op presentaties, cijfers invullen op Excel sheets... Een heel andere manier van vergaderen dus.”

Michael: Er zijn 2 types Dynamic Rooms. Er zijn er met een hoge tafel waar het de bedoeling is om rechtstaand te vergaderen, waardoor deelnemers zich makkelijker kunnen begeven naar het interactieve scherm. En er zijn dynamic rooms met meer een lounge sfeer die aanzet tot relaxed brainstormen.”

Om deze nieuwe vorm van vergaderen extra krachtig te maken werd voor Microsoft Surface Hub geopteerd in 55” maat. De Hub kan je omschrijven als een flat screen met een touch layer, een ingebouwde pc met dubbele webcam, microfoons en luidsprekers die zich gedraagt als een Skype voor Business applicance. Microsoft heeft een gesloten shell gecreëerd die gebruikers een herkenbare en eenvoudige gebruikersinterface biedt waar apps en functies intuïtief gevonden worden. Sommigen noemen het dan ook een tablet, maar dan wel één die 55” groot is.

Beeld AXA

BUBBLES, 85

Kunnen jullie iets meer vertellen over de Bubbles?

Monica: “De “bubbles” zijn kleine vergaderlokalen waar een 4-tal mensen korte informele vergaderingen kunnen houden. Deze zalen zijn ook niet opgenomen in Exchange en zijn dus ook niet te reserveren.”

De gebruiker heeft een HDMI kabel om zijn portable PC te kunnen weergeven op een 27” monitor, en een USB kabel waarmee hij een webcam en een tafel micro/luidspreker kan koppelen. Op deze manier kunnen ze met 4 personen actiever deelnemen aan een Skype sessie door een betere zichtbaarheid en verstaanbaarheid, en hebben ze ook een beter zicht op de contant van de gekoppelde portable PC.

“De mogelijkheden zijn legio. Maar aarzel niet ons te contacteren voor een demo of een extra woordje uitleg.”

Beeld AXA
VC Solutions-32.jpg
VC Solutions-30.jpg
VC Solutions-107.jpg
VC Solutions-136.jpg
VC Solutions-148.jpg
VC Solutions-18.jpg
VC Solutions-24.jpg
VC Solutions-45.jpg
VC Solutions-50.jpg
VC Solutions-62.jpg
VC Solutions-72.jpg
VC Solutions-78.jpg
VC Solutions-82.jpg
VC Solutions-94.jpg