Axa devient épreuve du futur grâce à vcs

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L’interactivité et l’innovation sont indispensables dans notre monde moderne, une réalité dont AXA, la plus grande bancassurance au monde, est également consciente. Ce n’est pas un hasard si VCS a une fois de plus été désigné comme partenaire pour réfléchir et déployer des méthodes de travail innovantes et des concepts de réunions intelligentes. Au cours de l’été 2017, le groupe a emménagé dans son nouveau siège social dans la capitale bruxelloise avec une superficie de bureaux de 40 000m². Forts de près de 20 ans d’expérience, nous n’avons pas notre pareille pour associer fonctionnalité et technologie. Nous dispensons ainsi accompagnements avisés et conseils de A à Z.

UN PROJET DE POINTE

« Nous avions pour mission d’optimiser les communications externes et internes. »
« AXA souhaitait un environnement de travail flexible et dynamique placé sous le signe de l’uniformité et de la structure. En matière d’audiovisuel, l’élément phare était l’avènement de Microsoft Skype Entreprise comme standard incontournable. Notre mission était d’optimiser les communications externes et internes d’AXA. Un projet d’une telle envergure et d’une telle complexité nécessitait des applications adaptées à chaque espace du bâtiment, sur six étages. Résultat ? Une meilleure infrastructure pour toutes les parties prenantes d’AXA », constate Monica Righelli.

Comment vous êtes-vous préparé à un projet aussi complexe ?
« Pendant les mois qui ont précédé le déménagement, nous avons investi beaucoup de temps en interne pour découvrir et essayer de nouveaux concepts de réunion pour les différents types d’environnements de réunion. De la petite « bubble » prévue pour une réunion de quatre personnes à des salles de réunion pour 6, 8, 12, 12, 16 et 26 personnes. Chaque espace exigeait une approche différente », explique Michael Bullinckx

Comment avez-vous mis en œuvre ces nouveaux concepts de réunions ?

« À cette fin, nous avons développé de nombreux concepts de test avec des équipements neufs et existants afin de permettre à leurs utilisateurs de tester les nouvelles méthodes de travail et les nouvelles technologies. Vers la fin du projet, des zones entières ont parfois été mises en place comme cas d’essai où les utilisateurs pouvaient se familiariser avec leur future façon de se réunir », explique Michael.

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SIGNALÉTIQUE NUMÉRIQUE

La communication interne est importante pour AXA, quelle a été votre approche en la matière ?
Monica: « Quelque 65 écrans plats ont été installés dans le bâtiment pour assurer la communication numérique de l’entreprise. D’une part, la communication publique sur des écrans situés dans les espaces clients et, d’autre part, la communication interne destinée aux employés. »

Michael: « Les écrans sont disposés à la fois en orientations portrait et paysage. Leur diagonale va de 42" (105 cm) à 80" (200 cm). Les lecteurs de signalétique numérique ou Digital Signage Players sont du type OPS. Résultat : on ne prévoit qu'un cordon d’alimentation et un câble réseau. » Le contenu graphique et la playlist sont entièrement gérés par le service marketing et communication d’AXA. Ils sont en plus équipés des outils de contenu suivants :

  • Widget Météo
  • Widget Trafic (SNCB et STIB)
  • Recherche d’itinéraires
  • Vue d’ensemble filtrée des réunions
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RÉSERVATION DE SALLE

AXA est une grande organisation où se tiennent de nombreuses réunions. Comment avez-vous veillé à mettre en place des salles de réunions optimales ?
Michael: « Auparavant, AXA avait, dans son projet pilote, un système de réservation basé sur des tablettes Android dans les salles de réunion, et chaque utilisateur disposait d'un plug-in dans MS Outlook sur son PC. Nous avons désormais opté pour un système de réservation de salle de réunion personnalisé basé sur AMX RMS pour assurer une utilisation optimale des salles de conférence. Tant le système existant que le nouveau système devaient rester opérationnels simultanément pendant les mois de transition. »

En 6 mois, leur nouveau bâtiment ainsi que leurs bâtiments existants ont été équipés du système ci-dessous :

  • couplage du système AMX avec leur MS Exchange par l’intermédiaire de l’EWS (Exchange Web Services) ;
  • les emplacements de salle sont totalement gérés dans MS Exchange ;
  • les utilisateurs effectuent leurs demandes de réunion intégralement par le biais d’outils standard tels que MS Outlook (sans plug-in) ;
  • toutes les salles de réunion, à l'exception des « bubbles », sont équipées d’un panneau de réservation d’AMX placé du côté couloir de la salle de réunion, qui affiche la réunion en cours et la réunion suivante. Sur ce panneau, il est également possible de prolonger ou de mettre fin à la réunion en cours. Ou, si la salle de réunion est libre, il est possible de la réserver immédiatement pour une réunion ad hoc ;
  • les éléments suivants de l’interface utilisateur du panneau de réservation ont été adaptés :
    • un layout comparable à celui de l’« ancien système » afin que les deux systèmes puissent coexister et que le « changement » pour leurs utilisateurs puisse se dérouler sans heurts ;
    • un bouton « I am here » demandant à l’organisateur de confirmer sa présence. Dans le cas contraire, la réunion se termine automatiquement au bout de 15 minutes et la salle est libérée pour d’autres utilisateurs.

SALLES EXCEPTIONNELLES

ROOM ONe
AXA est un bâtiment à la pointe de la technologie. Quels gadgets d’avant-garde avez-vous utilisés ?

Monica: « Dans l’ancien bâtiment, l’auditorium était peu utilisé parce que l’assistance technique était toujours nécessaire. C’est pourquoi nous avons créé un espace high-tech avec une grande flexibilité en termes de possibilités et d’utilisation, et où les utilisateurs n’ont besoin d’assistance technique que rarement. »

« Après seulement quelques mois d’utilisation, nous constatons que cet espace est réservé presque à plein temps et que les utilisateurs maîtrisent presque toujours eux-mêmes le multimédia et l’éclairage. »

Petit tour d’horizon :

  • Grâce à la forme de la pièce et à l’orientation des assises, la projection peut exploiter les 4 murs.
  • Chaque surface de projection est alimentée par 2 projecteurs laser (LED) dans une configuration en fusion des bords ou Edge Blend.
  • Chaque surface de projection peut afficher jusqu’à 4 sources (fenêtres).
  • Chaque fenêtre peut être choisie librement en termes de taille et de position sur la surface de projection. Pour l’utilisateur « normal », trois configurations préréglées sont prévues. Elles englobent tout : le nombre de sources et donc aussi le nombre de fenêtres, la taille de chaque fenêtre et la position de chaque fenêtre.
  • Chaque fenêtre peut restituer toutes les sources telles que 2 Barco Clickshare, point d’entrée HDMI, codec Polycom.
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Est-il possible d’enregistrer les sessions de la réunion ou de les diffuser en streaming ?

« En effet, chaque session peut être enregistrée en Full HD, voire en qualité 4K. Tout peut être enregistré : les sources projetées telles que clickshare ou Skype, les microphones, le site à distance (vidéoconférence) et les caméras. De quoi revivre pleinement la session qui semble presque réelle. Les enregistrements sont archivés sur leur plate-forme de fichiers en cloud et peuvent être lus par des lecteurs multimédias standard », poursuit Michael.

« En plus de l’enregistrement d’une session, il est aussi possible de la diffuser en continu, en streaming. Pour l’expliquer simplement, il s’agit du transfert audio et vidéo via le réseau et la lecture sur tous types d’appareils tels que Windows, PC, Mac, smartphones, etc. Il est ainsi possible de suivre la session en direct et à distance. Selon la situation, ils utilisent Skype Entreprise ou le streaming H264. »”

Et le streaming est possible sur n’importe quel appareil ?

« S’ils optent pour le streaming H264, ils disposent également d’un serveur CDN. CDN signifie Content Delivery Network ou réseau de fourniture de contenu, et est comparable à YouTube. Le grand avantage réside dans le fait qu’ils peuvent fournir du contenu en direct dans le bon format à toute personne connectée à leur réseau. Que ce soit sur un PC Windows avec Windows Media Player ou avec VLC, un smartphone iOS, un smartphone Android, etc. En fait, l’utilisateur n’a rien à faire. Il clique sur le lien dans son e-mail d’invitation et le serveur CDN livrera automatiquement le contenu dans le bon format. La diffusion vers un smartphone connecté via 4G aura ainsi une résolution inférieure à celle dont disposera un utilisateur connecté à un PC Windows sur le réseau filaire du site même. »

Comment gérez-vous le multilinguisme ?

Monica:« L’interprétation simultanée est prévue. La langue parlée est envoyée à une cabine d’interprétation mobile. La traduction simultanée vers trois langues est prévue par défaut. Ces traductions sont renvoyées dans la salle par le réseau Dante et les personnes présentes peuvent suivre leur traduction souhaitée grâce à des récepteurs infrarouges avec casque d’écoute. Les traductions (avec image) peuvent être envoyées sous forme de flux séparés afin que les personnes qui suivent le flux en direct puissent suivre le flux dans la langue de leur choix, ce qui est très pratique ! »


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MULTILANGUAGE

Vous avez même une salle Multilanguage ?

Monica: « Effectivement, cette salle de réunion a une capacité de quelque 30 personnes et dispose en grande partie des mêmes caractéristiques que la Room One. Recording (3 langues), streaming (multilingue), traduction simultanée, etc. Il s’agit ainsi de créer la même « expérience utilisateur », il est vrai avec une configuration matérielle fort différente dans l’épine dorsale. »

L’interface utilisateur de l’écran tactile est identique à celle de la Room One, avec seulement des différences mineures expliquées par une fonction d’aide intégrée.

La restitution des sources (clickshare, HDMI, Skype...) intervient sur 2 grands écrans plats de 84" (215 cm) de diamètre avec une résolution 4K. En raison de la disposition des places assises (panel de 8 personnes à l’avant dans la salle), des écrans de rappel ont également été prévus afin que le panel ne doive pas regarder derrière lui pour voir ce qui est affiché. Ceux-ci ont une diagonale de 46"./p>

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Chaque participant dispose d’un poste de conférence avec écouteurs sur lequel il peut sélectionner les traductions. La salle dispose également d’une cabine de traduction intégrée qui peut être utilisée pour la traduction dans d’autres salles.

Il y a deux caméras motorisées qui sont automatiquement commandées en activant les microphones. Les images de la caméra sélectionnée sont utilisées dans le cas de Skype Entreprise pour les sessions de streaming en direct. Mais elles sont également envoyées aux cabines d’interprétation. Sur 3 moniteurs, les interprètes voient l’image de la caméra et la source sur l’écran plat.

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CREATIVITY

AXA dispense également beaucoup de formations et encourage les employés à penser de manière créative. Ces éléments ont-ils aussi été pris en compte ?

Michael: « Absolument ! La salle « be creative » peut être utilisée comme salle de réunion, mais la formation et le brainstorming restent ses principales activités. Nous avons délibérément choisi d’être les seuls à ne pas implémenter Skype Entreprise dans cette salle. Ce projet est aussi le seul sur le site, mais aussi en Belgique, où les saisies tactiles (saisie et écriture sur l’écran interactif) sont transmises sans fil au PC de l’utilisateur. »

Trois écrans plats tactiles de 84" (215 cm) de diamètre en 4K sont répartis en des endroits stratégiques de la salle de sorte qu’après un brainstorming, le groupe puisse se scinder en 3 petits groupes de travail qui peuvent s’adonner à leurs propres réflexions et développements.

En configuration « grand groupe », les 3 écrans plats affichent la même source (PC sans fil) et tous les participants peuvent suivre ce que le formateur fait sur l’écran maître. Des microphones et des haut-parleurs permettent d’amplifier le son localement, ce qui permet de préserver la voix du formateur pendant de longues sessions.

La salle est équipée d’un enregistreur numérique identique à ceux des salles Room One et Multilanguage, afin de pouvoir revoir les séances de formation et/ou de brainstorming enregistrées.

En plus du son et du contenu du PC, l’image de la salle avec les participants est également enregistrée par l’intermédiaire d’une caméra motorisée. Les sessions peuvent être non seulement enregistrées, mais aussi diffusées en streaming en direct comme c’est le cas dans les autres salles.

Les utilisateurs peuvent également tout commander via un écran tactile avec la même interface utilisateur que celle utilisée dans les salles Room One et Multilanguage.

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PETITES ET MOYENNES SALLES

Nous ambitionnions d’emblée d’offrir la même expérience utilisateur dans ces 105 salles de réunion.

Pourquoi la gamme de produits Polycom Realpresence a-t-elle été retenue ici ?

Michael: « Parce que ces produits se comportent comme un système hybride. D’une part, il s’agit d’un codec H323/SIP qui peut se connecter à d’autres systèmes de visioconférence d’autres marques, via des salles virtuelles par exemple. Par ailleurs, et c’est assez exceptionnel, il se comporte comme un appareil Skype Entreprise configuré dans MS Exchange comme une « room location ».

L’organisation d’une réunion n’aura jamais été aussi facile selon les utilisateurs. Pouvez-vous expliquer cette évolution ?

Monica: « Lors de la mise en place d’une réunion, ils invitent des collègues et cherchent une salle de réunion disponible dans le même processus d’invitation. Ils ajoutent la salle de réunion souhaitée à l’invitation, ce qui a pour effet de confirmer la réservation de la salle de réunion. Rien de vraiment innovant me direz-vous… à ceci près qu’au début de la réunion, les utilisateurs présents dans la salle aperçoivent leur réunion sur l’écran tactile Polycom et lorsqu’ils touchent « leur réunion », la session Skype est lancée et les invités peuvent très facilement se connecter, dans le hall ou à distance, à cette réunion. ».

Tout cela a l’air parfait ! Mais est-ce aussi convivial ?

« Très certainement ! C’était une de nos exigences dans ces salles », explique Monica. « Les plus petites pièces ont un écran plat de 46 pouces avec une caméra statique. Le son est émis par les haut-parleurs de l’écran plat.

Les salles moyennes ont un écran plat de 55 à 70". Une caméra motorisée « écoute » où se trouve la personne qui parle et zoome ensuite sur cette personne. En fonction de la taille de la pièce, nous avons choisi l’Eagle Eye Director ou l’Eagle Eye Producer. »

Ce matériel est très facile à utiliser. L’utilisateur touche l’écran tactile Polycom pour démarrer une session Skype et l’écran plat s’allume automatiquement. Ou bien il connecte son PC au câble HDMI, ce qui entraîne aussi l’activation automatique de l’écran plat.

Sur la table de conférence, un câble HDMI est disponible pour afficher le contenu sur le(s) écran(s) plat(s). Le contenu peut également être transmis à des participants externes (VC ou Skype). Si un utilisateur n’a pas la possibilité d’utiliser le câble HDMI, il peut utiliser une session Skype locale pour partager son contenu.

DYNAMIC ROOMS

Misez-vous aussi sur les solutions de réunion les plus innovantes ?

Monica: : « Nous en avons fait ce que nous appelons nos Dynamic Rooms. Nous visons ainsi des réunions interactives, plutôt sous la forme d’un brainstorming. Les participants s’approchent de l’écran plat. En le touchant, ils peuvent prendre des notes, faire des annotations sur les présentations, remplir des feuilles Excel de chiffre. Comme vous le voyez, c’est une tout autre manière de se réunir. »

Michael:« Nous avons 2 types de Dynamic Rooms. Dans un premier temps, il y a les salles avec une table haute dédiées aux réunions en position debout, ce qui permet aux participants de s’approcher plus facilement de l’écran interactif. Ensuite, il y a des Dynamic Rooms baignées d’une atmosphère plus lounge qui encourage un brainstorming plus décontracté. »

Afin de concrétiser toutes les potentialités de cette nouvelle forme de réunion, nous avons retenu le Microsoft Surface Hub en 55". Il s’agit d’un écran plat avec une couche tactile, un PC intégré avec double webcam, des microphones et des haut-parleurs qui se comportent comme un appareil Skype Entreprise. Microsoft a créé un shell fermé qui fournit aux utilisateurs une interface utilisateur simple et reconnaissable où les applis et les fonctions sont trouvées intuitivement. D’aucuns estiment que c’est une tablette, mais une tablette de 55" de diagonale.

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BUBBLES, 85

Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur les Bubbles ?

Monica: « Les « bubbles » sont de petites salles de réunion d’une capacité de 4 personnes. Elles sont destinées à de petites réunions informelles. Ces salles ne sont pas reprises dans Exchange et ne peuvent donc pas être réservées. »

L’utilisateur dispose d’un câble HDMI pour pouvoir reproduire l’écran de son ordinateur portable sur un moniteur de 27", et d’un câble USB pour connecter une webcam et un micro/haut-parleur de table. Ainsi, il est possible de participer plus activement avec 4 personnes à une session Skype à la faveur d'une meilleure visibilité et intelligibilité. De plus, les participants disposent également d’une meilleure vue sur le contenu de l’ordinateur portable associé.

« Les possibilités sont légion. Mais n’hésitez pas à http://www.vcsolutions.be/2015/fr/contact-fr pour une démo ou un complément d’explication. »

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