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Communication digitale, réservation de salles, gestion d’actifs

Le site

35 salles de réunion, dont 18 équipées de matériel audiovisuel dans la salle et d’un écran tactile sur la porte, et 17 comprenant seulement un écran tactile sur la porte pour les réservations.

Le défi

Développer un système intelligible de réservation des salles et de gestion d’actifs.

La solution

Système de réservation –Au vu des nombreuses salles, VCS a élaboré un système de réservation ingénieux. À l’entrée de chaque salle est placé un écran tactile, sur lequel l’utilisateur peut voir si la salle est occupée et pour combien de temps. Il peut également consulter l’agenda de la salle et la réserver sur l’écran tactile ou depuis son PC.

Gestion de salles – Le système de gestion de salles fournit des informations sur chaque salle individuelle : le nombre d’heures de fonctionnement des lampes, le nombre de salles réservées, le fait qu’un appareil a été retiré de la salle... En cas d’appareil défectueux, le responsable reçoit automatiquement un message par e-mail, ce qui réduit sensiblement le nombre d’interventions physiques du service technique.

Équipement – VCS a équipé 18 salles au total d’un équipement audiovisuel. Chaque salle est pourvue d’un projecteur avec 2 raccordements d’ordinateurs et de haut-parleurs au plafond. Certaines disposent d’installations d’audio- et de vidéoconférences. De par les grandes dimensions des salles, les tables ont été munies de microphones encastrés. Chaque salle est commandée par un système automatisé. Certaines disposent d’un tableau tactile fixe, d’autres d’une commande à distance sans fil.

Écrans LCD – L’ensemble du bâtiment est maintenant équipé d’écrans LCD : dans la salle d’attente, les coins café, à la réception. Grâce à un raccord, les écrans peuvent être commandés depuis un seul ou plusieurs endroits.

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